De vijf W’s en de H
Opbouw is belangrijk, maar laat me beginnen met deze open deur: taal- en stijlfouten in een persbericht zijn storend, leiden af van de boodschap en zijn slecht voor je professionele imago. Check je bericht goed voordat je het verstuurt!
Opbouw dus. Redacteuren zien graag een ‘oprolbaar’ bericht in hun inboxen. De belangrijkste informatie staat in de eerste alinea(‘s) en eventuele extraatjes die niet direct van belang zijn voor de boodschap staan onderaan. De eerste alinea begint met de vijf W’s en de H: Wie, Wat, Waar, Wanneer, Waarom en Hoe. Door deze opbouw te hanteren snapt de ontvanger direct waar het over gaat en hoeft de kern van je boodschap niet in de onderste regionen van het bericht te zoeken. Een goede opbouw verhoogt de plaatsingskans!
Quotes
Zijn we gek op! De directeur of belangrijke spelers in het bedrijf aan het woord laten in je persbericht is een plus, al is het maar in één zinnetje. Dit geeft het bericht wat extra ‘jeu’ en verhoogt de leesbaarheid.
Afbeeldingen
Zijn we ook gek op. Webredacteuren die berichten op internet zetten (waaronder ik) zullen je dankbaar zijn als je een foto van het beschreven evenement of de persoon (natuurlijk rechtenvrij) bijvoegt. Zo voorkom je ook dat er algemene plaatjes bij jouw bericht terechtkomen. Let er wel op dat je geen afbeelding van tientallen MB’s meestuurt. Als je mail al wegkomt, blokkeer je voor de rest van de dag het e-mailverkeer van de ontvanger.
Als jouw bericht in een printkanaal meegaat, zal een redacteur ongetwijfeld vragen om een ‘high res’- versie van jouw foto, die je via bijvoorbeeld Wetransfer kunt sturen. Als het bericht alleen op internet komt, volstaat een afbeelding van lagere kwaliteit en een kleinere bestandsgrootte. Jpeg’s hebben daarvoor de voorkeur, omdat deze bestandsextensie het meest gebruikt wordt. Laat de eps’jes en tif’jes nog maar even achterwege.
Géén PDF’s
Stuur je persbericht niet in PDF-vorm. Echt, hoeft niet. Het ziet er vast gelikter uit met de afbeelding erin en dat leuke lettertje, maar probeer maar eens te ‘copy-pasten’ vanuit een PDF. Of het lukt niet, of degene die het bericht plaatst is tien minuten bezig met het verwijderen van spaties of enters in het CMS-systeem van de betreffende nieuwswebsite. Een bericht in Word met de platte tekst nogmaals in de mail geniet de voorkeur. Je zult ons leven gemakkelijker maken. En daarvoor zijn we je dankbaar.
Noot voor de redactie
Geef onderaan je persbericht altijd aan waar de redacteur meer informatie kan vinden. Dit doe je door middel van een ‘Noot voor de redactie’, gevolgd met ‘Niet voor publicatie’. Hierin zet je namen, telefoonnummers of e-mailadressen van personen die meer informatie over het onderwerp kunnen geven. Onderscheid deze noot duidelijk van de rest van het bericht met een witregel of een horizontale streep. Je wilt natuurlijk niet dat telefoonnummers ‘op straat komen te liggen’.